Fatturazione Elettronica B2B: interazione cliente studio

Con l’imminente rilascio della Fatturazione Elettronica B2B, in vista dell’obbligatorietà a partire dalla data del 01 luglio 2018 per determinate categorie, è importante capire come avverrà l’integrazione tra studio e cliente.

Grazie alle varie soluzioni messe a disposizione da GBsoftware, è possibile adottare la modalità più congeniale alle proprie esigenze, in modo da avere dati aggiornati tra Cliente e Studio (e viceversa) nel modo più veloce possibile, sfruttando anche certi automatismi realizzabili grazie allo standard della Fatturazione Elettronica.

Con l’entrata in vigore della Fatturazione B2B, le fatture devono essere strutturate in un formato definito (XML) in modo analogo a come avviene per la fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione. Qualsiasi fattura elettronica inoltre per essere valida deve essere inviata allo al Sistema d’Interscambio (SDI), che poi procederà ad inoltrare al destinatario la fattura, altrimenti la stessa si considera come non emessa con tutte le conseguenze del caso.

Per approfondimenti e i riferimenti normativi è possibile comunque consultare la news del 24 Maggio 2018.

Ma come possono interagire concretamente Cliente e Studio, sfruttando le potenzialità della fattura elettronica per permettere una integrazione tra di loro? Analizziamo caso per caso:

Cliente con GB Autonomo
Cliente con GB collegato con Studio
Cliente non collegato allo Studio o con altro software di fatturazione
Cliente non informatizzato gestito dallo studio
Cliente con solo ciclo passivo

1. Cliente con GB Autonomo

Può accadere che il cliente non si avvalga di uno Studio per la contabilità ma riesce in autonomia a gestire tutti i passaggi dall’emissione alla ricezione delle fatture elettroniche e infine alla contabilizzazione di esse utilizzando GBsoftware.

Per il ciclo attivo creerà le fatture direttamente da ContabilitàGB, le quali verranno poi trasformate in XML ed inviate al SdI tramite Console Telematica per il controllo e l’invio al destinatario.

Per il ciclo passivo la ricezione delle fatture avviene sempre tramite Console e, come abbiamo già accennato nella news del 24 maggio le fatture ricevute saranno visualizzate all’interno della stessa Console, le quali poi potranno essere importate in Contabilità – Prima Nota in pochi semplici passaggi, prevedendo eventualmente anche un abbinamento automatico di causali, conti e aliquote iva in modo da avere una importazione quasi completamente automatica del flusso passivo nella contabilità GB.

Resta facile capire che così facendo i dati della contabilità possono essere sempre allineati con quelli della Console e quindi con i dati inviati e ricevuti dallo SdI.

2. Cliente con GB collegato con Studio

Se invece il cliente si avvale di uno Studio (con software GB) per la gestione della contabilità, ma l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche XML è gestita internamente con software GB, queste potranno essere sincronizzate solo se tra cliente e studio è stato previsto il collegamento delle licenze. In questo modo, il professionista avrà a disposizione nella sua console telematica le fatture dei propri clienti, in modo da evitare perdite di tempo per richiedere e farsele consegnare per la registrazione in Prima Nota.

Tale processo, è possibile adottarlo con:

una Installazione in Cloud – dove il professionista ha accesso diretto ai dati dei propri clienti,
con Installazioni separate tra Studio e Cliente ma con collegamento delle licenze.

3. Cliente non collegato allo Studio o con altro software di fatturazione

L’integrazione in contabilità è prevista anche nel caso in cui il cliente crei e invii fatture elettroniche sia attive che passive mediante applicativi di terze parti. In questo modo il cliente dovrà inviare le proprie fatture in formato XML al commercialista (mezzo pec, e-mail, cartelle condivise, chiavetta usb, etc.…), il quale provvederà alla registrazione tramite utility “Importazione Fattura Elettronica XML”.

4. Cliente non informatizzato gestito dallo Studio

Se il cliente non è organizzato per la ricezione/invio della fattura elettronica non c’è nessun problema. Questo potrà comunque avvalersi del proprio studio in qualità di intermediario per gestire tutti i passaggi con lo SdI.

In questo caso lo Studio si sostituirà in tutto e per tutto al Cliente come “colloquiante” nei confronti dello SdI, inviando le fatture (predisposte dal cliente in qualsiasi formato, tanto sarà poi cura dello studio generare la fattura in formato Xml) allo SdI e ricevendo le fatture elettroniche per conto del cliente.

Il cliente potrà poi dare conferma delle fatture ricevute tramite un’apposita area web (gestione in fase di sviluppo), in modo che il commercialista possa procederne con la contabilizzazione.

5. Cliente con solo ciclo passivo

Se il cliente non ha fatture attive da emettere (es. commercianti al minuto), per ricevere le fatture elettroniche passive si dovrà affiliare al proprio studio in qualità di intermediario per gestire la ricezione dei file inviati dai fornitori tramite SdI.

Lo studio effettuerà l’abilitazione al servizio di fatturazione elettronica B2B e fornirà al suo cliente il codice destinatario (QULXG4S) che a sua volta dovrà essere comunicato ai propri fornitori.

Il cliente, tramite apposita area web (gestione in fase di sviluppo), potrà visualizzare le fatture ricevute e confermarle per la registrazione.

In questo modo, lo studio avrà tutti i dati per la contabilizzazione semi-automatica in GB.