Lo scopo della gestione è quello di facilitare il lavoro dell’utente senza stravolgerne le abitudini. La nuova maschera per registrare i documenti attivi e passivi permette la registrazione sia agli utenti che gestiscono il ciclo attivo e/o passivo con la Console FE, sia a coloro che non utilizzano gli strumenti di invio e ricezione GB.
GBsoftware ha ideato una nuova gestione che interfaccia il mondo creazione/invio/ricezione delle fatture e quello della registrazione in prima nota, che apre poi le porte all’integrazione con l’area contabile e fiscale.
Accesso alla gestione
La gestione è accessibile da due maschere del software:
- Console Fatturazione FE
- Contabilità – Prima nota
La Console Fatturazione FE non ha più la sola funzione di invio e ricezione dei documenti, ma permette di avere un collegamento diretto con la prima nota.
La gestione d’importazione file XML permette di gestire quei file che non sono transitati per la Console: anche gli utenti che utilizzano GB potranno aver bisogno di ricorrere all’importazione dei file, qualora, per esempio, non siano stati recapitati al “giusto indirizzo” e siano stati “parcheggiati” in Fatture e Corrispettivi.
Nella gestione d’importazione sono riepilogati anche tutti i documenti che sono stati inviati e ricevuti tramite Console, per avere una visione “completa” dei documenti da registrare.
In poche parole: l’accesso alla registrazione è “multiplo”, ma la gestione unica.
La scelta è stata indirizzata a lasciar libero l’utente di operare nel modo che ritiene più utile per le sue esigenze: ci saranno coloro che accedono alla Console per lo “Scarico” dei documenti e subito vogliono predisporre i dati per le registrazioni e ci saranno coloro che accedono alla Console per lo “scarico” dei documenti rimandando a un secondo momento la registrazione in prima nota. I primi accederanno direttamente alla gestione dalla Console senza dover aprire altre applicazioni mentre gli altri elaboreranno i documenti direttamente dalla Contabilità senza dover rientrare in Console.
La Console FE e la maschera d’importazione dei file XML hanno la stessa struttura: a sinistra troviamo i documenti riepilogati per mese e distinti in “documenti emessi” e “documenti ricevuti”; nella parte destra troviamo l’elenco dei file presenti per il mese selezionato.
Nella Console per accedere alla gestione di registrazione dei documenti si deve selezionare “Registrazione multipla fatture” in alto a destra nella maschera; nella gestione d’importazione dei file per accedere alla gestione di registrazione si deve selezionare il bottone posto a fianco di una delle fatture presenti nel mese.
I documenti emessi sono visualizzati nel mese relativo alla “data documento”, mentre i documenti ricevuti sono visualizzati nel mese relativo alla “data ricezione”.
Configurazioni iniziali
La prima volta che viene fatto l’accesso alla gestione di registrazione dei file XML è obbligatorio “configurare” delle impostazioni che poi saranno applicate in automatico dal programma ai documenti da contabilizzare.
Per ogni configurazione è presente una breve guida che spiega le funzionalità della gestione con o senza l’opzione di riferimento.
Le configurazioni iniziali devono essere “confermate” dall’utente per poter accedere alla gestione e ne deve essere richiesta l’applicazione.
Perché è importante settare le configurazioni iniziali?
È importante per avere da subito la massima integrazione possibile in base alle indicazioni fornite. Naturalmente le impostazioni date non sono un vincolo, poiché possono essere cambiate in qualsiasi momento dall’utente direttamente dalla gestione di registrazione delle fatture.
Le stesse “voci” le ritroviamo in “Opzioni” e “Abbinamenti”: per essere applicate, però, dopo la modifica l’utente deve cliccare nel pulsante “Rielabora” e selezionare il documento o i documenti a cui applicarle.
La maschera delle configurazioni è richiamabile dall’apposito pulsante presente all’interno della gestione per l’importazione dei file.
N.B. Le configurazioni devono essere indicate per tutti i codici attività della ditta.
Integrazione automatica dei dati
Come vengono proposte causali contabili, causali IVA e conti?
Le causali contabili e IVA, nonché i dati dei clienti e fornitori, sono ricavate da GB in base al regime contabile della ditta in cui stiamo lavorando e ai dati presenti nel file XML della fattura che deve essere registrata.
La causale contabile è proposta in base al tipo documento presente nel file, alla sezione in cui la fattura è collocata (fatture emesse/fatture ricevute). Inoltre sono verificate altre condizioni, come per esempio, se trattasi di fattura relativa al compenso erogato a un percipiente.
Documenti emessi: fatture professionista
Documenti ricevuti: fattura acquisto professionista
Le causali IVA sono proposte in base a vari fattori, come il Regime fiscale del soggetto che ha emesso il documento, all’aliquota IVA o alla natura e all’esigibilità dell’imposta. Inoltre sono prese in considerazione le causali IVA indicate come “predefinite” per l’anagrafica del soggetto cliente o fornitore.
Causale IVA senza causale IVA predefinita impostata
Causale IVA con causale IVA predefinita impostata
I conti sono proposti dal programma in base all’abbinamento eventualmente scelto in fase di configurazione iniziale delle impostazioni o alle contropartite indicate nelle varie anagrafiche clienti e fornitori. Queste ultime hanno la “precedenza” su quelle indicate a livello “generale”.
L’indicazione di causale IVA e conti predefiniti è fondamentale per quei clienti e fornitori per cui ho casi “specifici” da gestire.
Per esempio, se da un fornitore acquisto sempre carburante per l’autovettura per cui ho una detraibilità parziale al 40% devo impostare la causale apposita a livello di anagrafica, così che il software la propone in automatico al posto della generica al 22%; per un fornitore da cui acquisto beni con detraibilità IVA al 100% non è necessario indicare nulla poiché il software intercetta in automatico la relativa causale.
CB101– TM/2
TAG importazione fatture elettronicheregistrazione fatture elettroniche
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