Documentale GB inWeb: condividere file a utenti esterni

Nella area web Documentale è possibile gestire, condividere, archiviare qualsiasi tipo di documento ed informazione (documenti cartacei, pdf, word, jpeg), oltre ad organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti tra cliente e studio collegato.

Inoltre, dall’area documentale è stata introdotta la possibilità di poter condividere file caricati a soggetti esterni privi di GB inWeb. Questo è possibile, inviando tramite email, l’accesso ad una pagina web di GB, dove l’utente esterno dovrà indicare una password per poter visionare e scaricare il documento condiviso.

Gestione elettronica dei documenti

Ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
Ridurre gli spazi di archiviazione;
Ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
Rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati);
Rendere riservate le informazioni (l’utente ha la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo profilo, parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema);
Rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad Internet.

I clienti che possiedono un’area web di GB, se nella loro licenza hanno acquistato l’applicazione “Documentale”, all’interno possono caricare qualsiasi tipo di documento collocandolo nelle varie cartelle presenti o su nuove cartelle create da sé stesso.

Inoltre, possono anche visualizzare e scaricare i file condivisi dal proprio consulente nell’area web.

Se invece, l’utente ha la necessità di inviare un documento caricato ad una persona esterna che non ha GB inWeb, lo può fare seguendo questa procedura:

cliccare nella colonna “Condividi” in corrispondenza del file da inviare;
inserire nello spazio l’email o più email a cui inviare il documento;

dopo aver inserito l’email per confermarla è necessario cliccare o Tab o invio della tastiera. In questo modo, sarà possibile successivamente inserire anche altre email;

concluso l’inserimento dell’email, cliccare su .

L’email che arriverà agli indirizzi indicati sarà inviata da GBsoftware. All’interno sarà presente il soggetto che ha inviato il documento, il link per accedere alla pagina e la password da inserire per visualizzare e scaricare il documento condiviso.

Una volta cliccato il link, verrà aperta in automatico una pagina web dove si dovrà indicare la password presente nell’email.

N.B.: la password può anche essere copiata dall’email e incollata nello spazio apposito.

Inserita, cliccare su .

Si visualizzerà una maschera con il nome di chi ha condiviso il documento e sotto:

il nome del file;
il tipo di file (Excel, Immagini, File di Testo, Pdf, Word, Xml);
la data di ricezione del file;
la nota inserita dall’utente che ha condiviso il file;
la visualizzazione del file;
lo scarico del download del file.

Una volta che l’utente accede al link per visualizzare o scaricare il documento sarà possibile visualizzare, tramite la colonna “Data Visione”, cliccando l’icona dettaglio, quando è stato visualizzato il file.