In sede di presentazione del Bilancio Europeo in formato Xbrl, contestualmente viene presentato anche il Verbale Assemblea dei soci in PDF/A, con eventuale relazione dei sindaci, revisore, o relazione sulla gestione in formato analogo: a volte la richiesta di un tipo diverso di pdf blocca la pratica.
Se invece del tradizionale PDF/A-1b che rispetta gli standard minimi viene richiesto il PDF/A-1a che ha soglie più elevate, occorre trovare un convertitore efficace e gratuito per l’adempimento.
Premessa
Il PDF/A è uno standard internazionale, appositamente pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici, che garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi/software diversi.
Tipologie di PDF/A
Lo standard PDF/A (sottoinsieme dello standard PDF ISO 19005-1:2005) prevede al suo interno vari tipi, tra i quali il PDF/A-1 è quello approvato. Esso ha due componenti:
- PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard
- PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard
Standard significa che il file PDF/A contiene tutte le informazioni necessarie a visualizzare il documento con lo stesso layout di quando è stato generato. Tutto il contenuto visibile deve essere incluso nel file: il testo, le immagini, i vettori grafici, i fonts, i colori ecc…
Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni esterni al file stesso (come ad esempio i font).
L’1a contiene anche descrizioni alternative per le immagini e adeguate informazioni relative alla struttura logica e all’ordine di lettura del testo, che lo rendono accessibile anche ad utenti con disabilità.
Creazione del PDF/A-1b dal GB
Per ottenere in modo tradizionale il pdf/a di tipo 1b, salvare e storicizzare il documento da presentare (esempio il Verbale Assemblea):
Per convertire in pdf/a-1b sarà necessario posizionarsi nel menù 
quindi operare come segue:
Se al momento della presentazione, la camera di commercio contesta il formato, è necessario ottenere un altro tipo di formato: il più complesso 1a, in due modi:
- OpenOffice mediante istallazione desktop
- Convertitori gratuiti online
OpenOffice
La produzione del PDF/A-1a tramite OpenOffice è una delle modalità suggerite nei manuali pubblicati da Infocamere in relazione alle passate campagne bilanci:
Operazioni preliminari
Accedere al sito di 
cliccando il link http://www.openoffice.org/it/.
Eseguire il download della versione 4.1.10 del software dall’apposito pulsante 
e seguire la procedura guidata per l’installazione, essendo sufficiente installare il solo applicativo Writer.
Da Bilancio Europeo GB accedere al documento richiesto e dalla barra “Strumenti” (presente in basso all’interno di ciascun documento) cliccare sul tasto “Stampa”.
Selezionare “Stampa in DOC”.
Il file creato verrà salvato nel percorso C:\GB\app\ditte\nome ditta\stampe oppure nell’unita di rete se il software è installato in rete.
NB: in ogni caso, appena il file è stato creato un messaggio riporta il percorso all’interno del quale viene salvato.
Creazione del PDF/A-1a da Open Office
Aprire l’applicativo Writer di OpenOffice e da “File”> “Apri” richiamare il documento prodotto da GB in formato DOC.
Il documento viene aperto in OpenOffice.
Cliccare su “File”>”Esporta nel formato PDF”.
Si apre la maschera “Opzioni PDF”.
Nella sezione “Generale” apporre un check su “PDF/A-1a”.
Per confermare, cliccare su “Esporta”.
Indicare il percorso all’interno del quale salvare il file nel nuovo formato PDF/A-1a.
Procedere ora al controllo e all’invio del file nelle modalità canoniche.
Questi passaggi sono riepilogati in apposita guida all’applicazione, raggiungibile in qualunque annualità cliccando l’apposito link:
Creazione del PDF/A-1a con convertitore on line
Senza istallare nuovi software sul pc, eseguendo una rapida ricerca su internet, si possono trovare dei convertitori in PDF/A-1a gratuiti ad esempio: pdf.online/it/pdf-to-pdfa
In tal caso, invece di convertire il .doc produrremo un .pdf da convertire in PDF/A-1a
Quindi si accede al percorso:
C:\GB\app\Ditte\NOME DITTA\ da cui “trascinare” il nostro file alla pagina web:
Quindi occorre selezionare il “tipo” di conversione e cliccare “convertire”:
Quindi occorre cliccare 
e posizionare il file nella cartella dell’XBRL, firmarlo digitalmente, quindi presentarlo.
Per altre informazioni sul Bilancio Europeo, far riferimento alla guida all’applicazione.
Applicazioni Software collegate all’articolo:
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