Per Conservazione Sostitutiva si intendono tutte quelle procedure atte a garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, in modo che possa essere conservato per un periodo di 10 anni mantenendo integrità e unicità.
Tramite l’applicativo INTEGRATO GB di GBsoftware è possibile effettuare tale adempimento per Dati Fatture, Liquidazioni Iva Periodiche e Fatture Elettroniche, tenendo facilmente sotto controllo i documenti inviati in conservazione.
Poiché non è possibile conservare i file trasmessi in modalità cartacea (stampando i file non si avrebbe su carta la firma digitale, oltre al fatto che i file risulterebbero pressoché illeggibili e comunque non più importabili nei software) occorre conservarli in formato digitale secondo quanto disposto dal DMEF 17/06/2014 e DPCM del 03/12/2013. Viene pertanto stabilito che i file non vanno firmati di nuovo (in quanto già firmati in fase di invio telematico) ed è necessario conservare anche le relative ricevute.
Termine per l’invio
Così come per la stampa e l’archiviazione cartacea, la conservazione digitale deve essere eseguita entro un dato termine.
La risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017 dell’Agenzia delle Entrate riporta che il termine ultimo per la conservazione è unico per tutte le tipologie di documenti e deve essere concluso entro tre mesi dal termine fissato per la presentazione della dichiarazione annuale.
Da ciò si desume che in merito a tutte le comunicazioni prodotte ed inviate dell’anno 2017 – poiché la scadenza della dichiarazione annuale dei redditi 2017 è fissata per il 31/10/2018 (salvo eventuali proroghe) – la conservazione dei documenti deve avvenire entro il 31/01/2019
Dallo schema sopra indicato vediamo che la Dichiarazione dei Redditi relativa all’anno 2017 va presentata (salvo proroghe) entro il 30/10/2018. I relativi adempimenti dovranno quindi essere conservati entro i tre mesi successivi a tale data, vale a dire il 31/01/2019.
| Nella fattispecie tutte le Fatture Elettroniche che sono state create dal 01/01/2017 al 31/12/2017 avranno come termine di conservazione la data del 31/01/2019. |
|
|
|
Per i Dati Fatture il primo semestre 2017 andava inviato entro il 16/10/2017, pertanto poiché tale scadenza cade nel periodo di formazione della dichiarazione dei redditi relativi all’anno 2017, il termine ultimo per la conservazione sarà quindi il 31/01/2019, ovvero 3 mesi dopo il termine di invio della dichiarazione annuale. Seguendo questa logica, poiché il termine per l’invio del secondo semestre dei Dati Fatture è caduto nell’anno 2018, si dovrà tenere in considerazione come scadenza per la conservazione i tre mesi successivi alla data ultima di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale. |
| Discorso analogo va fatto per la conservazione delle Liquidazioni Periodiche IVA. Infatti se prendiamo ad esempio una ditta la cui liquidazione Iva è trimestrale vediamo che i dati dei primi tre trimestri del 2017 sono stati inviati rispettivamente il 31/05/2017, il 16/09/2017 e il 30/11/2017, periodi dove si è “formata” la dichiarazione dei redditi dell’anno 2017. Pertanto la conservazione ricadrà sempre entro il 31/01/2019 |
|
Nel caso di esercizio non coincidente con l’anno solare, si terrà conto come termine ultimo per la conservazione il terzo mese successivo al termine per la presentazione della dichiarazione redditi.
La Conservazione Sostitutiva in GB
Tramite il nuovo applicativo Conservazione Sostitutiva è possibile, grazie ad un’interfaccia snella e intuitiva, avere un riscontro immediato di tutti i nostri documenti e del loro stato di conservazione.
Il modulo si apre dal pulsante Multiditta 
posto nel menu principale della piattaforma.
Per rendere più rapida la ricerca dei vari documenti è possibile applicare dei filtri per raffinare la ricerca dei file. Possiamo infatti andare a filtrare:
Anno del documento
Tipologia del documento conservato
Codice della ditta
Attraverso la schermata di visualizzazione abbiamo tutta una serie di informazioni sui nostri documenti. Anche da qui abbiamo la possibilità di affinare ulteriormente la nostra ricerca.
Per poter inviare quindi un documento in conservazione sarà innanzi tutto necessario creare l’ambiente di conservazione.
Si selezionano i responsabili della conservazione () per ogni tipologia di documento, dopodiché si procede alla compilazione, creazione ed invio a GBsoftware della relativa delega per la conservazione sostitutiva (), la quale risulta essere necessaria anche per la creazione e predisposizione del relativo ambiente di conservazione.
Una volta che da parte di GBsoftware è stato predisposto l’ambiente di conservazione è possibile procedere alla conservazione dei documenti tramite pochi e semplici passaggi.
Si mette la spunta sui documenti da mandare in conservazione
Click sul bottone “Invia in conservazione” per concludere il processo
Una volta fatto ciò nell’ultima colonna sarà possibile verificare lo stato della conservazione che potrà variare in “Inviato” – “Ricevuto” – “Scartato” – “Versato” – “Conservato”.
Conservazione File Dati Fatture, Liquidazioni Iva e Fatture elettroniche 2017 è un modulo aggiuntivo del software INTEGRATO GB!
Contatta il reparto commerciale per ulteriori informazioni e per richiedere l’abilitazione
info@gbsoftware.it
06-97626328
CA261- FAN/4
Stampa la pagina