Come preannunciata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze con il Comunicato del 13 marzo 2021 n. 49, in sede di approvazione del decreto Sostegni, è stata prevista la proroga dei termini per la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2019.
La scadenza della conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari relativi all’anno 2019, tra cui le fatture elettroniche emesse e ricevute in tale anno per mezzo del Sistema di Interscambio, era prevista per lo scorso 10 marzo.
Direttiva
Con il Decreto Sostegni, DL n. 41/2021, articolo 5 comma 16, è stata prorogata per ulteriori tre mesi, pertanto i contribuenti potranno conservare i documenti relativi all’anno 2019 entro il 10 giugno 2021.
La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.
Il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 stabilisce che oggetto di conservazione sostitutiva sono i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento di natura fiscale, per cui è prevista una presentazione all’Agenzia delle Entrate.
Nel dettaglio possiamo procedere alla conservazione:
- delle Fatture Elettroniche;
- delle Liquidazioni Iva Periodica – Esterometro.
La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006 evidenzia quali documenti siano rilevanti al fine dell’applicazione del DM 23 gennaio 2004 in materia di dematerializzazione dei documenti fiscali, in particolare:
- libro giornale e inventari;
- scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
- scritture ausiliari di magazzino;
- registro dei beni ammortizzabili;
- bilancio d’esercizio – composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
- registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;
- dichiarazioni fiscali;
- modulistica relativa alle fatture e documenti simili;
- libro soci;
- libro delle obbligazioni;
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, delle deliberazioni delle assemblee, ecc…
Area Conservazione GB
Per poter procedere a conservare digitalmente tali modelli e documenti, GBsoftware, mette a disposizione dei clienti l’area web “Conservazione” alla quale si potrà accedere direttamente dal software GB, tramite il Multi ditta, oppure tramite GB inWeb.
Se si è già effettuato l’accesso basterà cliccare QUI.
Una volta che siamo all’interno dall’area Conservazione, occorrerà per prima cosa configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti (se non è già stato fatto) e scegliere tra:
- “Web (fattura cliente)”: l’area web acquista ed effettua la conservazione;
- “Web (fattura studio)”: lo studio per conto dell’area web acquista, ma la conservazione l’effettua l’area web;
- “Interna a GB”: lo studio si fa carico sia dell’acquisto che dell’invio dei documenti in conservazione.
Successivamente, definire le classi documentali da conservare, se non già presenti, tra:
- Fattura elettronica (fatture + ricevute/notifiche): 1 Giga (consigliato), 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;
- Lipe/Esterometro: giga illimitati;
- Altri documenti (bilancio, comunicazioni fiscali, contratti digitali, deleghe, dichiarativi, informativa privacy, libri sociali, libro giornale, libro inventari, modulistica, polizze, registri contabili e schede contabili): 1 Giga, 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;
Infine, occorrerà salvare la configurazione e per procedere alla conservazione sostitutiva, così come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, è necessario compilare la delega.
La delega, dopo averla compilata, deve essere:
- scaricata,
- firmata e indicata la data,
- Inserita di nuovo nella procedura,
- Inviata a GBsoftware, e sarà approvata o scartata entro massimo 5 giorni dall’invio.
Una volta che la delega è accettata, dall’elenco documenti, selezionare i file ed inviarli in conservazione.
Se i file non sono presenti, posizionarsi nel ramo dei documenti da conservare, è tramite il pulsante “Importa file da esterni”, selezionarli ed importarli.
NB: per i documenti che non sonno fatture, procedere alla conservazione di file firmati digitalmente così da garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online.
Applicazioni Software collegate all’articolo:
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WB103 – FSA/08
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