In fase di utilizzo del software può risultare utile avere a disposizione un set di risposte veloci a piccoli dubbi che possono sopraggiungere in fase di lavorazione. Proprio per questo motivo GBsoftware ha strutturato una serie di domande e risposte (F.A.Q.) basandosi sulle principali richieste di assistenza fatte dai clienti.
La consultazione delle F.A.Q. garantisce la risoluzione delle problematiche più semplici, permettendoci di offrire un servizio di assistenza puntuale e completo senza il reale intervento di un operatore. Sono uno strumento efficace per migliorare l’esperienza lavorativa con le applicazioni.
Aggiungiamo inoltre che, il 37% dei richiedenti assistenza riesce a risolvere i propri dubbi, relativi all’utilizzo del software, semplicemente ricorrendo alla lettura delle F.A.Q. e, in meno di un minuto, trovano la risposta corretta al proprio quesito.
Prima di inviare una richiesta di assistenza, quindi, assicurati che la risposta al tuo dubbio non sia già presente in una delle nostre F.A.Q.
A seguito di questa premessa, con la newsletter di oggi andiamo a riepilogare le principali domande che ci sono state poste in materia di Fatturazione Elettronica Passiva.
Ho i miei clienti commercianti che non emettono fatture, basta dare il vostro codice intermediario per ricevere le fatture elettroniche?
Come prima cosa consigliamo comunque di effettuare la preregistrazione dell’indirizzo telematico su Agenzia delle Entrate per evitare che le fatture siano visibili solo nel cassetto fiscale.
Seconda cosa per il suo cliente consigliamo di abilitare in GB l’ambiente WEB per la ricezione delle fatture elettroniche cosi che sia l’utente che voi studi potrete visualizzare le fatture ricevute. Successivamente i clienti commercianti possono comunicare il codice destinatario ai propri fornitori. In questo modo, quando un fornitore invierà una fattura al cliente la stessa sarà visibile nella Console Fatturazione Web e locale e voi studi potrete in automatico registrarle.
Se uso un unico codice destinatario di studio per tutti i clienti come posso smistare le fatture?
Le fatture vengono smistate usando la corrispondenza tra codice destinatario e partita iva. Il codice destinatario non deve essere considerato come un codice che identifica univocamente un soggetto (come invece fa la partita iva), quanto piuttosto come una sorta di contenitore per le fatture passive.
Tale processo viene svolto in maniera autonoma da GB che provvede a indirizzare automaticamente le fatture al giusto destinatario (ovviamente previa abilitazione della fatturazione b2b o creazione ambiente web, oltre alla comunicazione al fornitore del codice di sette cifre. Consigliamo inoltre la preregistrazione dell’indirizzo telematico).
Il cliente ha un suo software di contabilità ma è sprovvisto di strumenti per inviare e ricevere le fatture elettroniche. Come posso fare?
Nel caso in cui il gestionale del cliente ha la possibilità di creare xml e inviare ricevere le fatture elettroniche consigliamo di farsi inviare i relativi file delle fatture inviate/ricevute in modo da poterli importare in contabilità grazie all’utility “ImportazioneXML”.
Se invece il gestionale del cliente arriva solamente alla creazione del file XML FE, sia nella console del GB che nella console Web, sarà possibile importare i file per l’invio. In questo modo poi l’importazione avverrà in automatico dalla console.
Qualora il gestionale del cliente invece non abbia la possibilità di gestire la fatturazione elettronica è possibile creare un ambiente web per poter intanto ricevere le fatture elettroniche. Con i prossimi aggiornamenti sarà possibile anche creare ed inviare via web le fatture elettroniche.
È possibile bypassare il cliente ricevendo le fatture in completa autonomia?
Si è possibile, sarà sufficiente abilitare la fatturazione elettronica b2b per il cliente dalle opzioni FE dall’interno di GB. Abilitare la FE B2B è fondamentale anche solo per ricevere le stesse.
Consigliamo comunque di dotare il cliente di uno strumento per la visualizzazione e il controllo delle fatture elettroniche passive in quanto gestire la fatturazione elettronica per diversi clienti può comportare un notevole dispendio di tempo. Con l’area WEB il cliente non ha bisogno di installare nulla, ed inoltre tale applicazione è usufruibile non solo da pc ma eventualmente anche da smartphone o tablet.
Se si riceve una fattura elettronica errata come posso non accettarla?
A differenza della Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione nella Fatturazione Elettronica B2B non è prevista la comunicazione dell’esito.
Nel caso in cui il cessionario/committente noti che la fattura presenta dei dati errati, dovrà contattare il cedente/prestatore con altri strumenti al di fuori del Sistema d’Interscambio. A questo punto il cedente/prestatore provvederà eventualmente ad emettere nota di credito per la FE errata, ed emetterà quindi una nuova Fattura Elettronica.
Entrambi i documenti ovviamente passeranno attraverso il SdI.
Il mio cliente mi conferma nella console web una fattura con una nuova anagrafica. Come vengono gestite?
Le nuove anagrafiche verranno create al momento dell’importazione delle fatture elettroniche, essendo i dati dell’anagrafica già contenuti nel tracciato XML.
Posso registrare in prima nota una fattura confermata dal cliente nella sua area web anche se questo non ha inserito il dato inerente al pagamento?
Il dato del pagamento non è un dato obbligatorio ai fini della contabilizzazione. Può essere inserito anche dopo che la fattura è stata contabilizzata dal commercialista. Una volta che il commercialista registra anche il pagamento, il cliente non può più modificare tale dato.
Nel caso in cui una singola fattura elettronica si debbano distinguere diverse voci di costo posso inserirle tutte modificando la registrazione in prima nota?
Certamente, nel momento in cui si andrà a importare il file sarà possibile definire le singole voci di costo, compresi anche i relativi importi. Sarà comunque possibile anche modificarlo in un secondo momento da prima nota.
Ma è possibile continuare a registrare i documenti da Prima Nota e scaricare solo i file xml per la registrazione attiva o passiva?
In linea teorica sarebbe possibile ma non è affatto consigliato, in quanto uno dei vantaggi principali della fattura elettronica è proprio la possibilità di semplificare la registrazione delle fatture in prima nota rendendola la più automatizzata possibile, dato che la FE è basata su uno standard condiviso.
Oltretutto nel caso in cui registra manualmente le fatture perderebbe alcune funzionalità della Console Fatturazione, perché nella schermata della Console stessa i documenti risulterebbero tutti da registrare. Basti pensare che ciò causerebbe un’ulteriore perdita di tempo in quanto non saprebbe stabilire immediatamente se un documento, sia emesso oppure ricevuto, è stato registrato oppure no.
Se il cliente provvede con software proprio all’emissione delle fatture telematiche posso acquisire tale documentazione dall’ambiente web o devo fare diversamente?
Per poter ricevere le fatture nella console Web GB è obbligatorio creare un ambiente web e il cliente dovrà comunicare ai suoi fornitori il codice univoco di GB (QULXG4S) ed eventualmente effettuare la preregistrazione del codice come riportato nella newsletter del 12 settembre 2018.
Se invece non si gestisce il tutto (attivo o passivo che sia) su console Web GB non saranno presenti tali dati, e dovranno essere importati tramite apposita utility come visto nel webinar.
Secondo quanto affermato dall’Agid in merito alle linee guida sulla conservazione dei documenti informatici è possibile da parte del contribuente la conservazione delle fatture in formato PDF. Quello che non mi è chiaro è se tale procedura è in alternativa alla conservazione del file in .xml o è aggiuntiva?
La conservazione dei documenti informatici può avvenire anche nel formato .pdf, in quanto non è necessario attenersi al formato .xml.
CA262 – FAN/14
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