L’introduzione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica cambierà inevitabilmente il modo in cui verranno ricevuti i documenti dai propri fornitori. Non si ricorrerà più alla ricezione cartacea o ad altri strumenti (e-mail, PEC, USB…), perlomeno non più in modo esclusivo: tutte le fatture dovranno obbligatoriamente passare attraverso il Sistema d’Interscambio.
GBsoftware fornisce una soluzione per accompagnare studi e relative ditte clienti verso il digitale. Per abilitare la ricezione delle fatture elettroniche all’interno di GB sono sufficienti alcuni semplici passaggi.
Il Codice Destinatario
Prima di procedere con i passaggi successivi è bene chiarire il concetto di “Codice Destinatario”.
Il Codice Destinatario è un codice di sette cifre che permette al Sistema d’Interscambio di identificare il destinatario di una fattura elettronica. Contrariamente a quello che si potrebbe pensare, il codice destinatario NON identifica in maniera univoca il cliente, ma costituisce invece una sorta di “contenitore” da dove poi verranno smistate le fatture ai destinatari finali.
Per meglio capire questo concetto è bene ricordare che il Codice Destinatario dei clienti GB è:
QULXG4S
ed è uguale per TUTTI i clienti che usano GB. Il corretto indirizzamento avverrà poi in base alla correlazione tra Partita Iva e Codice Destinatario.
Fatta questa doverosa premessa resta facile capire come sia necessario comunicare il Codice Destinatario ai propri fornitori, al fine di poter procedere con la ricezione delle Fatture Elettroniche all’interno della gestione GB.
Ricordiamo comunque è possibile abbinare tale codice destinatario alla partita iva, tramite il servizio di preregistrazione offerto dall’Agenzia delle Entrate.
Una volta fatto ciò, il passaggio successivo è l’abilitazione della Fatturazione Elettronica all’interno di GB – abilitazione che deve essere eseguita anche solo nel caso in cui riceviamo FE senza emetterle.
Abilitazione Fatturazione Elettronica – Lato Software (senza ambiente web)
Per poter procedere con l’abilitazione della Fatturazione Elettronica dall’interno di GB, dopo aver selezionato la ditta, è necessario:
- Cliccare su Contabilità
Fatture e Fattura
Fatture 
e Fattura 
- Verrà aperto quindi l’Elenco Fatture e da qui cliccare su
e da qui cliccare su 
- Mettere la spunta su
A questo punto ci viene ricordato, per quanto concerne la fatturazione attiva, che la nomenclatura del file non sarà composta dal codice fiscale dell’intermediario ma da quello del trasmittente (GBsoftware) e nella fattura saranno compilate in automatico le sezioni del terzo intermediario e soggetto emittente con i dati identificati della società GB. Inoltre, mettendo la spunta su 
è eventualmente possibile ricevere una notifica (via mail e/o tramite Comunicazioni GB) alla ricezione di una nuova FE.
Abilitazione Fatturazione Elettronica – Lato Web
Nel caso in cui il cliente usufruisca dell’Ambiente Web (utente privo di software locale), per la ricezione delle FE è sufficiente procedere con l’abilitazione dello stesso per l’attivazione della ricezione della Fatturazione Elettronica.
Per abilitare l’ambiente web cliccare su 
– 
Da qui si aprirà l’elenco delle ditte con il modulo Contabilità attivo dall’anno 2018. Cliccare quindi su Nuovo per la ditta per cui si vuole abilitare l’ambiente web.
Nella schermata successiva verrà quindi chiesto di selezionare la relativa applicazione da abilitare e inserire l’indirizzo e-mail dove inviare le credenziali provvisorie (che dovranno essere cambiate al primo accesso).
A questo punto mettendo la spunta su 
e cliccando su 
viene creato l’ambiente web e, se abbiamo comunicato il codice destinatario ai fornitori e/o abbiamo effettuato la preregistrazione dell’indirizzo telematico, le fatture elettroniche passive saranno ricevute nell’area web accessibile dal sito https://gbsoftware.cloud/consoleweb/ .
N.B. Nel caso in cui siano pervenute fatture elettroniche prima della generazione dell’ambiente non saranno visibili da subito. Queste saranno disponibili e consultabili entro 24 ore dalla creazione dell’ambiente.
Abilitazione Fatturazione Elettronica – Lato Web con ditta creata dal cliente
Nel caso in cui l’ambiente web non è stato creato dallo studio ma per diretto acquisto da parte del cliente oppure il cliente stesso procede a creare nuove ditte, per attivare la ricezione delle fatture elettroniche è necessario:
- Accedere all’anagrafica ditte da pulsante
- posizionarsi la ditta creata e cliccare su tab “Dati fatturazione”
- Mettere la spunta su Azienda Privata (B2B)
Vediamo che anche qui ci viene data la possibilità di ricevere una notifica via mail e ci viene ricordato inoltre il codice da dare ai fornitori QULXG4S.
Una volta messa la spunta viene abilitata quindi anche la ricezione delle FE.
Riepilogo delle sincronizzazioni
Una volta abilitato il collegamento Studio/cliente, accedendo a – , se per gli utenti con ambiente web abilitato sono pervenute delle fatture elettroniche sarà disponibile una maschera di riepilogo:
Da qui, divisi per ditta, codice attività e periodicità Iva, potranno essere tenuti sotto controllo i documenti “sincronizzati”, con riportato il totale dei documenti, le fatture confermate, non confermate e ancora da registrare, i pagamenti confermati e quelli ancora da registrare.
CA262 – FAN/16
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