Nota Integrativa: come incollare tabelle e testi nell'editor

Nella Nota Integrativa GB di quest’anno troviamo il nuovo Editor, che gestisce i testi secondo il formato HTML comunemente usato nelle pagine internet, che consente di copiare ed incollare testi e tabelle da Word/Excel/Html ecc.

Importare i testi generati con altri strumenti (tipo word) potrebbe comportare dei “rischi” a livello di formattazione pertanto con questa newsletter vediamo insieme quali sono le accortezze per evitare sorprese in fase di anteprima o stampa pdf, in particolare problemi su margini o formattazioni di testi o tabelle.

Editor di testo Nota Integrativa

Nella Nota Integrativa del software Bilancio Europeo GB è possibile utilizzare un comodo editor di testo che offre utili funzioni di word processor e anche la possibilità di importazione di tabelle e testi da Word, Excel, pagine HTML o altri programmi.

Entrati in Nota Integrativa, per visualizzare l’editor è necessario posizionarsi in un prospetto testuale.

Riepiloghiamo le principali funzioni presenti nello strumento di editor:

In materia di tabelle copiate da word/excel/html ed incollate nell’editor abbiamo già pubblicato una newsletter a cui si rimanda: https://www.softwareintegrato.it/bilancio-europeo-2015-editor-di-testo-e-tabelle-utente/.

In questa sede analizziamo la soluzione a possibili problemi di formattazione del testo della nota integrativa, in anteprima (HTML) o Stampa pdf cioè con il layout ottenuto previa interrogazione al servizio Tebeni di Infocamere (che quindi presuppone una verifica dei caratteri e della struttura del file, e comporta una manipolazione sul file GB fatta da Infocamere).

Risoluzione del problema nei margini dei testi

Incollando da Word può accadere che i testi abbiano a monte dei margini troppo ampi.

Esempio:

Incollando tale testo nell’editor, lo vedremo correttamente a video:

effettuando la “stampa pdf” abbiamo il “taglio” delle parole sul margine destro:

di conseguenza, nell’editor, dobbiamo intervenire per sistemare il margine:

Selezioniamo tutto il file testo: “seleziona tutto” pulsante (oppure control+A), quindi
cancelliamo qualunque formattazione: “cancella formattazione” pulsante (oppure control+Spazio)

dopo aver “salvato” controlliamo l’effetto in “stampa pdf”:

Il testo è rappresentato correttamente.

Quindi con gli strumenti dell’editor GB è possibile correggere i margini del testo, se non corretti.

Risoluzione del problema nello stile e nei font dei testi

Può accadere che una volta aggiornato un prospetto testuale, dopo aver incollato da esterno testi e tabelle si abbia la seguente situazione:

Appaiono una serie di formattazioni differenti e font non omogenei in quanto incollati da fonti esterne differenti (Word/excel/html ecc.). Facendo la “Stampa pdf” vedremo la seguente introduzione:

Ci rendiamo conto che questa rappresentazione può essere poco leggibile e chiara, quindi decidiamo di normalizzare il testo. Con l’editor, possiamo anche uniformare font e stili:

Selezioniamo tutto il file testo: “seleziona tutto” pulsante (oppure control+A), quindi
cancelliamo qualunque formattazione: “cancella formattazione” pulsante (oppure control+Spazio)

Dopo aver salvato, avremo tutti i font uniformati. A questo punto possiamo giustificare tutto il testo sempre con “seleziona tutto” pulsante (oppure Control+A) e con “Giustifica” pulsante .

A questo punto, possiamo selezionare la tabella (semplicemente tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando il cursore dallo spigolo in alto a sinistra fino allo spigolo in basso a destra) e ridurre il font presente nella tabella medesima, cliccando il pulsante “riduci carattere” :

Ora nell’anteprima di stampa, vedremo uniformati font, stili ed il testo giustificato:

Se incollando da file esterni sono importati font diversi o formattazioni non gradite, è possibile normalizzare il testo attraverso le funzioni dell’editor “seleziona tutto” e “cancella formattazione”.

N.B. Quanto inserito dall’utente deve essere sempre salvato con il tasto . Se la nuova formattazione non piace, invece di salvare si può annullare l’importazione del testo con “annulla”, pulsante (oppure Control+Z come in word/excel).

Risoluzione del problema di margini o formattazione delle tabelle

Come noto, oltre ai testi, è possibile importare tabelle realizzate in Microsoft Word attraverso la funzione Copia/Incolla. In tal caso posizionarsi su Word, selezionarle e copiarle:

Incollarle sulla Nota integrativa GB e salvare .

Esse saranno visibili sia in (html), in (pdf), sia in (open office). Tuttavia in “stampa pdf” è possibile che si verifichi quanto riportato nell’immagine di esempio che segue:

Come possiamo vedere la seconda tabella è stata tagliata dal margine: in questo caso è necessario intervenire direttamente nel file word originale riducendo la grandezza della tabella e il relativo font.

Nell’editor procedere ad eliminare la tabella “errata” selezionandolo e premendo il tasto “Canc”.

Riposizionati su word, agendo sulla tabella più ampia, spigolo in basso a destra, teniamo premuto il pulsante sinistro del mouse; possiamo ridimensionarla (1) poi selezionarla (2) e ridurre il font (3):

Una volta ridimensionata la si può copiare ed incollare nuovamente nell’editor quindi salvare:

In “Stampa pdf” avremo:

Cosa non fare

Non si possono incollare contemporanenamente testi e tabelle, esempio:

E’ invece possibile ottenere un risultato corretto, suddividendo gli incollaggi, nel seguente modo:

Quindi incollando i testi distintamente dalle tabelle.

Se non riesco ad incollare da Word?

Se l’incollaggio da Word, nonostante i nostri tentativi non funziona ancora bene (a causa della versione di Word o per il tipo di tabella) c’è un’altra strada che si può percorrere, cioè salvare da formato Word .DOCX (o .DOC) in formato .HTML. Partiamo dal seguente esempio.

Eseguire Salva > Salva con nome e scegliere il ‘tipo’ = Pagina Web (*.HTM, *HTML).

A questo punto il file contenente la tabella è codificato HTML, quindi ha perso caratteri speciali che potrebbero creare problemi in validazione, e può essere copiato.